IT-Projekte sind der Schrecken jedes Medienunternehmens. Die Komplexität der Geschäftsmodelle und deren historisch gewachsene Spezifika machen jedes IT-Projekt teurer und zeitaufwändiger als geplant. Häufig müssen IT-Systeme so stark an die individuellen Besonderheiten angepasst werden, dass spätere Aktualisierungen ein Ritt auf der Rasierklinge sind. Nicht selten entfernt man sich so stark vom Systemstandard, dass Updates überhaupt nicht mehr möglich sind. Die Systeme halten einen in der Vergangenheit fest, alles wird immer teurer und unflexibler. Die Systeme ächzen unter ihrem eigenen Gewicht der Komplexität.

Doch was ist die Lösung? Mehr und mehr Softwaresysteme haben in den letzten Jahren den Schritt in die Cloud unternommen. Statt Software auf eigenen Servern zu betreiben, wird rein der Service eingekauft – der Betrieb liegt beim Systemhersteller und der Zugriff läuft über den Browser: Software as a Service (SaaS). Die Systeme entwickeln sich kontinuierlich weiter, jede Neuerung ist sofort verfügbar.

Dies allein löst noch nicht die Probleme, jedoch hat der Siegeszug der SaaS-Systeme einen interessanten Seitenaspekt befördert: den Zugriff auf die Systeme über offene Schnittstellen. Quasi jedes SaaS-System bietet umfangreiche Schnittstellen an. Die Standardisierung dieser Schnittstellen (Stichwort „REST-APIs“) hat dazu geführt, dass der Austausch von Daten deutlich einfacher wurde. Mit diesen Schnittstellen können meist alle in den Systemen gespeicherten Daten strukturiert abgefragt werden (z.B. Kundeninformationen) und alle Aktionen in den Systemen über Schnittstellen angesteuert werden (z.B. Erstellung neuer Aufträge oder Veränderung von Kundeninformationen).

Neue Möglichkeiten für das Zusammenspiel von IT-Systemen

Dies bietet ganz neue Möglichkeiten für das Zusammenspiel von IT-Systemen: Statt ein System auf den eigenen Servern zu betreiben und dies bis zum äußersten auf das eigene Geschäftsmodell anzupassen, entsteht ein neues Paradigma: für jedes Geschäftsmodell das passende System („best-of-breed“) soweit möglich im Standard betreiben und die Systeme über offene Schnittstellen verbinden.

Wie kann man nun über dieses Paradigma eine IT-Landschaft im Medienbereich aufbauen? Ein greifbares Beispiel sind CRM-Systeme. In unseren Projekten sehen wir meist eine von drei Varianten bei CRM-Systemen:

  1. Das CRM-System wird zum ERP-System ausgebaut, z.B. zur Aboverwaltung.
  2. Es gibt kein CRM-System, stattdessen arbeiten die Verkäufer im Kaufmännischen-System.
  3. CRM- und Kaufmännisches-System existieren und es wurden komplexe Schnittstellen und Logiken entwickelt, um Datenbestände beider Systeme synchron zu halten.

Alle drei Varianten führen langfristig in die Einbahnstraße „teuer und unflexibel“. Zudem behindern sie die Arbeit der Verkaufsmannschaft bzw. das Geschäftsmodell und die Customer Experience selbst.

Schlanker Aufbau dank Cloud-Prozessen

In mehreren Projekten haben wir einen neuen Ansatz konzipiert und umgesetzt:

  • Für jeden Prozess / Geschäftsmodell wird das passende System ausgewählt. Diese Systeme werden nur entsprechend den bestehenden Konfigurationsmöglichkeiten angepasst. Somit bleiben die Systeme im Kern im Standard und sind dauerhaft updatefähig.
  • Über Cloud Plattformen wie Google Cloud oder Amazon Web Services wird ein Datenbus entwickelt. Der Datenbus sorgt für die Verbindungslogik zwischen den Systemen. Dieser fragt Daten aus einem System ab und führt Aktionen in einem anderen System aus. Wird zum Beispiel in einem System ein neuer Kunde angelegt, prüft der Datenbus, welche Aktionen in anderen Systemen ausgeführt werden müssen.
  • Die zweite Aufgabe der Cloud-Plattform ist die Analyse und das Reporting von Daten. Zentral werden Datenkopien aus allen Kernsystemen regelmäßig abgefragt, fusioniert und für Reportings aufbereitet. Dies hat den Vorteil, dass alle für das Reporting und komplexen Analysen notwendigen Daten an einer zentralen stelle außerhalb der Kernsysteme gesammelt und verarbeitet werden.
  • Die Kunden- und Auftragsdaten der unterschiedlichen Systeme werden explizit nicht vollständig synchronisiert. Unterschiedliche Daten in unterschiedlichen Systemen können sogar valide sein: Aus Sicht eines Verkäufers hat der Kunde vielleicht einen anderen Sitz als die Rechnungsanschrift, da die relevanten Ansprechpartner in einer anderen Filiale sind. Der Zwang, Daten immer synchron zu halten, führt häufig zu einer hohen Komplexität. Unterschiede in den Daten werden über Dashboards sichtbar gemacht und können von Menschen bewertet werden.

Von groß und teuer zu flexibel und günstig

In unserer Erfahrung bietet dieser Ansatz deutlich höhere Flexibilität bei geringeren Kosten. Die Entwicklung von Datenbus, Analysen und Dashboards ist außerhalb der Kernsysteme deutlich kostengünstiger. Ein Beispiel macht das deutlich: ein Auto in einer engen Garage zu waschen ist sehr umständlich und mühsam. Für das Problem gibt es zwei Lösungen:

  • Eine Waschanlage in die Garage zu bauen, was teuer (Einbau) und unflexibel (wenn sich z.B. die Waschtechnologie ändert) ist.
  • Das Auto aus der Garage zu fahren und es dort zu waschen. Dieser Ansatz ist günstiger (kein Einbau/Umbau der Garage) und flexibel (jederzeit können neue Waschtechnologien eingesetzt werden).

Welche IT haben Sie heute und welche brauchen Sie morgen und übermorgen, um ihre Geschäftsmodelle bestmöglich zu unterstützen?

Dr. Christoph Mayer (Associate Partner und Leiter KI)